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Uso i sistemi 365, ma il backup come funziona?

Redazione

Partiamo con alcune frasi che sento spesso dire e che vanno sfatate:

Office 365 ha già un backup perché si trova in Cloud (si ma non proprio)

 

Altre aziende che conosco non hanno il backup dei servizi in Cloud, perché io lo devo fare? (forse dobbiamo leggere la documentazione dei servizi che acquistiamo)

 

Se ho bisogno posso chiedere assistenza a Microsoft che si occuperà di ripristinarmi i dati (anche no!)

 

E quindi chi è responsabile dei miei dati?

Come si vede da questa tabella bisogna differenziare ciò che è sotto responsabilità di Microsoft e cosa è sotto la nostra responsabilità.

Semplificando Microsoft si occupa:

  • di garantire il funzionamento dei servizi di Cloud, occupandosi di tutto ciò che può essere un disservizio o guasto di un hardware, un difetto di un loro software

 

  • Di garantire le repliche dei dati presenti in quel momento nei nostri archivi, su differenti Data Center
  • Di garantire la possibilità di recuperare i dati eliminati dai cestini (in questo caso la domanda però è ma fino a che data?)

Per rispondere con precisione a questa domanda dobbiamo differenziare il tipo di servizio di 365 e in particolare:

Posta Elettronica: se cancello i dati nel cestino Microsoft ti permette di recuperarli entro 14 giorni (impostazione di default) estendibile a 30 giorni

OneDrive e SharePoint: se cancello i dati, questi possono essere recuperati entro 93 giorni

Quindi alla domanda serve fare il backup dei dati presenti sui sistemi 365 (o in generale anche in qualunque altro servizio di Cloud), la risposta presumo che sia SI.

Ma cosa potrebbe mai accadere?

I casi possono essere molteplici, ma vi riporto alcuni esempi concreti.

  • Dipendente uscente che cancella le mail
  • Eliminazione accidentale della posta e di documenti ad esempio da smartphone
  • Caselle postali condivise tra più utenti, errori umani di cancellazione
  • Documenti in SharePoint sovrascritti per problemi di sincronizzazione di uno o più client
  • Documenti in OneDrive cancellati dall’utente per errore o perchè pensa che tanto l’azienda ha un backup dei dati
  • Ops mi sono accorto di aver cancellato un canale Teams, ma c’erano delle informazioni e dei file che erano importanti

Quindi la soluzione?

In EMPSOL abbiamo provato e testato per diverso tempo le più importanti soluzioni per il backup dell’ambiente 365 e ci sono 2 soluzioni interessanti.

La prima soluzione è valida se ho già una infrastruttura tecnologica interna alla mia azienda (che quindi devo sfruttuare) e dispongo di un IT che può monitorare il funzionamento del servizio di Backup e la manutenzione dello stesso.

La seconda soluzione è completamente in Cloud che offre spazio di archiviazione illimitato, è conforme alla GDPR, ed è possibile partire con il backup in pochi istanti!

La soluzione Veeam, che ricordo coprire il backup della Posta, OneDrive e SharePoint è indicata alle aziende che già dispongono della soluzione di backup Veeam e vogliono sfruttare i loro dispositivi di archiviazione al massimo per poter conservare anche una copia dell’ecosistema 365. La scelta di questa soluzione consigliamo però di adottarla unicamente se è disponibile un IT interno all’azienda o di qualcuno che possa controllare costantemente i Backup e procedere all’aggiornamento del software quando vengono rilasciati nuove patch.

La soluzione di DropSuite, che ricordo coprire il backup della Posta, OneDrive, SharePoint,Team e G Suite, permette di avere uno spazio di archiviazione illimitato ed effettua 12 backup giornalieri del nostro sistema 365, si può implementare in pochissimo tempo e permette di fornire (se si desidera) l’accesso al proprietario della casella per poter effettuare un ripristino self service dei propri messaggi o ducumenti. Con una minima differenza di prezzo DropSuite permette di avere anche le funzioni di archiviazione della posta (che non è il backup) nel caso si desideri avere anche questa funzione. 

 

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